Những lưu ý khi chọn địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp

Tìm hiểu cách chọn địa chỉ trụ sở chính hợp pháp khi thành lập doanh nghiệp. Quy định về nhà chung cư, thủ tục đăng ký địa chỉ, và các lưu ý pháp lý quan trọng để tránh rủi ro và đảm bảo hoạt động kinh doanh ổn định.

  1. Giới thiệu

Khi bắt đầu kinh doanh, việc chọn địa chỉ trụ sở chính là bước quan trọng không thể bỏ qua. Địa chỉ này không chỉ là nơi liên lạc của doanh nghiệp mà còn liên quan trực tiếp đến thủ tục pháp lý, giấy phép kinh doanh và uy tín doanh nghiệp. Vậy khi chọn địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm gì? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.
  1. Trụ sở chính là gì?

Trụ sở chính cũng chính là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp. Theo điều 42 luật doanh nghiệp 2020 quy định về trụ sở chính như sau:
Điều 42. Trụ sở chính của doanh nghiệp
Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
  1. Địa chỉ trụ sở chính bắt buộc phải xuất hiện trên giấy đăng ký kinh doanh

Căn cứ Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020 về nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Địa chỉ trụ sở chính bắt buộc phải xuất hiện trên giấy đăng ký kinh doanh
Điều 28. Nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:
  1. Tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp;
  2. Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp;
  3. Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần; đối với thành viên hợp danh của công ty hợp danh; đối với chủ doanh nghiệp của doanh nghiệp tư nhân. Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp và địa chỉ trụ sở chính của thành viên là tổ chức đối với công ty trách nhiệm hữu hạn;
  4. Vốn điều lệ đối với công ty, vốn đầu tư đối với doanh nghiệp tư nhân.
Việc xác định chính xác địa chỉ trụ sở chính không chỉ đảm bảo tính hợp pháp cho doanh nghiệp mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh.
  1. Không sử dụng địa chỉ chung cư làm trụ sở chính

Theo quy định tại Khoản 3 Điều 3 Luật Nhà ở năm 2014 nhà chung cư được định nghĩa:
Điều 3. Giải thích từ ngữ
Trong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
  1. Nhà chung cư là nhà có từ 2 tầng trở lên, có nhiều căn hộ, có lối đi, cầu thang chung, có phần sở hữu riêng, phần sở hữu chung và hệ thống công trình hạ tầng sử dụng chung cho các hộ gia đình, cá nhân, tổ chức, bao gồm nhà chung cư được xây dựng với mục đích để ở và nhà chung cư được xây dựng có mục đích sử dụng hỗn hợp để ở và kinh doanh.
Như vậy, nhà chung cư gồm 02 loại là: nhà chung cư có mục đích để ở và nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp. Theo Điều 3 Thông tư 02/2016/TT-BXD nhà chung cư được hiểu:
Điều 3. Giải thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
  1. Nhà chung cư có mục đích để ở là nhà chung cư được thiết kế, xây dựng chỉ sử dụng cho mục đích để ở.
  2. Nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp là nhà chung cư được thiết kế, xây dựng để sử dụng vào mục đích ở và các mục đích khác như làm văn phòng, dịch vụ, thương mại.
Vậy nếu doanh nghiệp nếu muốn sử dụng căn hộ chung cư để làm trụ sở thì cần xác định rõ là nhà chung cư chứa căn hộ đó thuộc loại nào:
  • Trường hợp nhà chung cư có mục đích để ở thì doanh nghiệp không được phép đặt làm trụ sở doanh nghiệp.
  • Trường hợp nhà chung cư có mục đích hỗn hợp và chung cư đó thuộc khu vực được phép kinh doanh thì mới có thể sử dụng để làm trụ sở doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp muốn sử dụng chung cư có mục đích hỗn hợp để làm trụ sở, cần chuẩn bị các tài liệu như hợp đồng thuê nhà hoặc giấy chứng nhận quyền sở hữu căn hộ để xuất trình với Phòng đăng ký kinh doanh.

Lưu ý khi chọn địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp
Lưu ý khi chọn địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp
  1. Trường hợp sử dụng nhà chung cư để ở đăng ký kinh doanh

Trường hợp sử dụng nhà chung cư mục đích để ở mà làm văn phòng sẽ bị xử phạt theo khoản 2 Điều 66 Nghị định 139/2017/NĐ-CP từ 30 triệu đồng đến 40 triệu đồng.
Điều 66. Vi phạm quy định về quản lý sử dụng nhà chung cư
  1. Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Tự ý thay đổi kết cấu chịu lực hoặc thay đổi thiết kế phần sở hữu riêng của nhà chung cư;
b) Sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở;
c) Sử dụng phần diện tích và các trang thiết bị thuộc quyền sở hữu, sử dụng chung vào sử dụng riêng.
Doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định này để tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích để lựa chọn địa chỉ trụ sở chính phù hợp. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào trong quá trình chọn địa chỉ công ty, vui lòng liên hệ StartX để được hỗ trợ nhé.
Tuyết Nhung - StartX.