Tại sao doanh nghiệp mới thành lập cần hóa đơn điện tử?

1. Giới thiệu

2. Hóa đơn điện tử là gì

Điều 3. Giải thích từ ngữ

2. Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

b) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

3. Các loại hóa đơn điện tử hiện nay

• Hóa đơn giá trị gia tăng
• Hóa đơn bán hàng
• Hóa đơn điện tử bán tài sản công
• Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia
• Các loại hóa đơn khác
• Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn

4. Tại sao doanh nghiệp mới thành lập phải sử dụng hóa đơn điện tử

• Tuân thủ theo quy định của pháp luật: cụ thể tại Điều 59 và Điều 60 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/07/2022) được quy định như sau:

"Điều 59. Hiệu lực thi hành

1. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.

• Tiết kiệm: Sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp mới tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ hóa đơn giấy. Mọi dữ liệu hóa đơn đều được quản lý trên hệ thống điện tử, dễ dàng lưu trữ mà không cần không gian vật lý, giúp giảm thiểu chi phí vận hành.
• Tối ưu hóa quản lý: Hóa đơn điện tử được phát hành và quản lý trực tuyến, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và thống kê các giao dịch một cách nhanh chóng. Việc tìm kiếm, tra cứu hóa đơn trở nên dễ dàng hơn rất nhiều so với hóa đơn giấy, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính và tăng hiệu suất làm việc.
• An toàn, bảo mật: Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế, đảm bảo độ chính xác và tránh tình trạng hóa đơn giả. Bên cạnh đó, các dữ liệu hóa đơn điện tử được lưu trữ và bảo mật tối đa, đảm bảo an toàn cho doanh nghiệp trong quá trình giao dịch. Đặc biệt, lưu trữ miễn phí dữ liệu hóa đơn lên tới 10 năm cho khách hàng.
• Kết nối dễ dàng với các phần mềm kế toán: Hóa đơn điện tử dễ dàng tích hợp với phần mềm kế toán, giúp doanh nghiệp mới thành lập quản lý tài chính và các thủ tục thành lập doanh nghiệp một cách hiệu quả.
• Đảm bảo đầy đủ các yêu cầu của Tổng cục Thuế trong truyền, nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử theo Thông tư 78.

5. StartX hỗ trợ hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập