Hướng dẫn chi tiết thủ tục thay đổi tên công ty cổ phần mới nhất năm 2025

Giới thiệu

1. Khi nào cần làm thủ tục thay đổi tên Công ty Cổ phần?

• Chiến lược và tổ chức nội bộ
  • Mở rộng phạm vi hoạt động hoặc tái định vị thương hiệu: Công ty cổ phần thường có quy mô lớn hơn và phạm vi hoạt động rộng, việc thay đổi tên nhằm phản ánh tầm nhìn mới hoặc thu hút các nhà đầu tư. Ví dụ, một công ty công nghệ có thể đổi tên để gắn với các xu hướng như trí tuệ nhân tạo hoặc blockchain.
  • Quyết định của Hội đồng quản trị (HĐQT): Quyết định đổi tên thường được thảo luận và thông qua bởi HĐQT hoặc Đại hội đồng cổ đông. Điều này phức tạp hơn các loại hình khác, vì cần đạt tỷ lệ biểu quyết theo quy định.
• Thay đổi loại hình doanh nghiệp: Khi chuyển đổi loại hình từ công ty cổ phần sang TNHH hoặc ngược lại, tên công ty phải thay đổi để phản ánh loại hình mới, ví dụ: từ “Công ty Cổ phần A” sang “Công ty TNHH B.” Việc đổi tên đi kèm với nhiều thủ tục pháp lý như sửa đổi điều lệ, cập nhật giấy phép kinh doanh, và thông báo với các bên liên quan (đối tác, ngân hàng, cơ quan thuế).
• Yêu cầu pháp lý: Cơ quan có thẩm quyền yêu cầu đổi tên vì:
  • Tên trùng hoặc vi phạm sở hữu trí tuệ: Với quy mô và tầm ảnh hưởng lớn, công ty cổ phần dễ đối mặt với các khiếu nại liên quan đến tên trùng lặp hoặc vi phạm bản quyền. Cơ quan đăng ký kinh doanh có thể yêu cầu công ty đổi tên để tránh xung đột pháp lý.
  • Tên không đúng quy định: Ví dụ, tên công ty chứa từ ngữ cấm, vi phạm thuần phong mỹ tục, hoặc không rõ ràng về loại hình. Trong trường hợp này, doanh nghiệp phải thay đổi tên để tuân thủ pháp luật.
• Tên công ty gây nhầm lẫn: Tên hiện tại tương tự hoặc trùng lặp với các doanh nghiệp khác, ảnh hưởng đến uy tín và giao dịch.

So sánh tổng thể giữa công ty cổ phần và các loại hình khác khi đổi tên

2. Hồ sơ thay đổi tên Công ty Cổ phần

• Thành phần hồ sơ bao gồm:
  • Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
  • Quyết định của Hội đồng thành viên: Xác nhận việc thay đổi tên công ty.
  • Biên bản họp của hội đồng thành viên: Biên bản họp của Hội đồng quản trị thông qua quyết định thay đổi tên.
  • Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản gốc): Để cơ quan cấp lại giấy mới.
  • Giấy ủy quyền: Nếu người nộp hồ sơ không phải là đại diện theo pháp luật.
  • CMND/CCCD hoặc hộ chiếu của người thực hiện thủ tục.

3. Trình tự thực hiện thủ tục thay đổi tên Công ty Cổ phần

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

• Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu theo danh mục quy định đã được nêu ở trên
• Hồ sơ phải đảm bảo:
  • Nội dung trong các tài liệu phải đúng quy định pháp luật và phù hợp với yêu cầu của loại hình doanh nghiệp.
  • Thông tin trên hồ sơ phải khớp với giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp, tránh sai sót hoặc mâu thuẫn thông tin.
  • Kiểm tra kỹ thông tin như tên mới, mã số doanh nghiệp, thông tin đại diện pháp luật để tránh việc hồ sơ bị trả lại.

Bước 2: Nộp hồ sơ

• Hình thức nộp: Có hai hình thức để doanh nghiệp lựa chọn:
  • Nộp trực tiếp:
    • Tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
    • Cần mang theo đầy đủ bản cứng hồ sơ và các giấy tờ liên quan.
  • Nộp trực tuyến:
    • Qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
    • Hồ sơ được nộp dưới dạng bản điện tử, đảm bảo file được ký số bởi đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền.

Bước 3: Nhận kết quả

• Thời gian xử lý:
  • Theo quy định, hồ sơ hợp lệ sẽ được giải quyết trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan đăng ký kinh doanh tiếp nhận hồ sơ.
  • Nếu hồ sơ không hợp lệ, cơ quan sẽ thông báo và yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa.
• Kết quả nhận được:
  • Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới: Cập nhật tên công ty mới.
  • Thông báo từ chối hoặc yêu cầu bổ sung (nếu cần): Trong trường hợp hồ sơ không đạt yêu cầu, cơ quan sẽ nêu rõ lý do và hướng dẫn cụ thể để doanh nghiệp điều chỉnh.

• Lưu ý:

  • Khi nhận kết quả, cần kiểm tra kỹ thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để đảm bảo không có sai sót.
  • Sau khi nhận được kết quả, doanh nghiệp cần thực hiện các bước tiếp theo như cập nhật thông tin trên hóa đơn, con dấu, giấy phép con (nếu có).

4. Những việc cần làm sau khi thay đổi tên công ty

• Làm con dấu doanh nghiệp và treo bảng bảng tên công ty mới tại địa chỉ trụ sở chính trong giấy phép kinh doanh.
• Liên hệ với nhà cung cấp chữ ký số, hóa đơn điện tử, mở tài khoản ngân hàng để cập nhật lại tên mới.
• Trả con dấu cũ (nếu cần): Với công ty thành lập trước 01/07/2015, trả con dấu cũ cho cơ quan công an.
• Thông báo thay đổi: Thông báo tới đối tác, khách hàng và các bên liên quan về việc thay đổi tên công ty.

5. Lưu ý quan trọng khi thay đổi tên công ty

• Kiểm tra tính khả dụng của tên mới: Tránh trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn.
• Tuân thủ quy định: Đảm bảo tên mới đáp ứng đúng quy định pháp luật.
• Cập nhật đồng bộ: Thay đổi thông tin tên công ty trên tất cả các tài liệu và hệ thống.