Thay đổi địa chỉ công ty: hồ sơ, thủ tục và những lưu ý quan trọng

2. Điều kiện bắt buộc trước khi thay đổi địa chỉ công ty

Điều kiện về địa chỉ trụ sở mới của công ty

• Đặt trên lãnh thổ Việt Nam và có đầy đủ thông tin về số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố.
• Không được đặt tại chung cư, nhà tập thể nếu không có chức năng thương mại hoặc văn phòng (theo quy định của pháp luật về nhà ở).
• Phải có giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp, chẳng hạn như hợp đồng thuê nhà hoặc giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà/đất.
• Nếu địa chỉ mới chưa có số nhà hoặc tên đường, doanh nghiệp cần có xác nhận từ chính quyền địa phương về địa chỉ thực tế.

Điều kiện về nghĩa vụ thuế khi thay đổi địa chỉ công ty

Điều 47. Đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp

1. Trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang quận, huyện, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác nơi đặt trụ sở chính dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với Cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế.
2. Trường hợp chuyển địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở mới. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:

a) Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;

b) Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.

3. Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp theo quy định.
4. Khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp không thay đổi.

Nếu thay đổi địa chỉ trong cùng quận/huyện

• Doanh nghiệp không cần quyết toán thuế với cơ quan thuế quản lý hiện tại.
• Chỉ cần cập nhật thông tin địa chỉ mới với cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội và các bên liên quan.

Nếu thay đổi địa chỉ khác quận/huyện, tỉnh/thành phố

• Doanh nghiệp phải làm thủ tục chốt thuế với cơ quan thuế quản lý hiện tại trước khi đăng ký địa chỉ mới.
• Thủ tục chốt thuế bao gồm:
  • Nộp báo cáo tài chính và tờ khai thuế đầy đủ.
  • Thanh toán các khoản thuế còn nợ.
  • Nhận xác nhận hoàn tất nghĩa vụ thuế từ cơ quan thuế cũ.
  • Sau khi hoàn tất thủ tục với cơ quan thuế, doanh nghiệp mới được phép đăng ký địa chỉ mới tại Sở Kế hoạch & Đầu tư.

3. Các trường hợp doanh nghiệp bị từ chối thay đổi địa chỉ công ty

Điều 65. Các trường hợp không được đăng ký, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

1. Doanh nghiệp không được đăng ký, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong các trường hợp sau:

a) Đã bị Phòng Đăng ký kinh doanh ra Thông báo về việc vi phạm của doanh nghiệp thuộc trường hợp thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc đã bị ra Quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;

b) Đang trong quá trình giải thể theo quyết định giải thể của doanh nghiệp;

c) Theo yêu cầu của Tòa án hoặc Cơ quan thi hành án hoặc Cơ quan điều tra, Thủ trưởng, Phó Thủ trưởng Cơ quan điều tra, Điều tra viên quy định tại Bộ luật Tố tụng hình sự;

d) Doanh nghiệp đang trong tình trạng pháp lý “Không còn hoạt động kinh doanh tại địa chỉ đã đăng ký”.

• Doanh nghiệp đang trong quá trình giải thể.
• Thuộc trường hợp thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc đã bị ra Quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Bị yêu cầu tạm dừng thay đổi thông tin bởi cơ quan chức năng (Tòa án, cơ quan thi hành án, cơ quan điều tra…).
• Doanh nghiệp bị ghi nhận không còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.

• Hồ sơ không hợp lệ hoặc thiếu giấy tờ:
  • Thiếu thông báo thay đổi địa chỉ, biên bản họp, quyết định thay đổi…
  • Thông tin không chính xác, không khớp với dữ liệu đăng ký doanh nghiệp.
  • Chưa có xác nhận chốt thuế (nếu thay đổi khác quận/huyện, tỉnh/thành phố).
• Địa chỉ trụ sở mới không hợp lệ:
  • Đặt tại nhà chung cư, nhà tập thể không có chức năng thương mại/văn phòng.
  • Không có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp.

4. Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty

• Thông báo thay đổi địa chỉ công ty (theo mẫu Phụ lục II-1, Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
• Quyết định thay đổi địa chỉ công ty (do chủ sở hữu hoặc Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị ký).
• Biên bản họp về việc thay đổi địa chỉ công ty (áp dụng cho công ty TNHH từ 2 thành viên trở lên, công ty cổ phần).
• Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (không quá 3 tháng).
• Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật).
• Giấy tờ chứng minh địa chỉ mới (hợp đồng thuê nhà, giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà/đất).

5. Quy trình thay đổi địa chỉ công ty

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

• Thu thập đầy đủ giấy tờ theo danh sách trên.
• Kiểm tra lại thông tin để tránh sai sót khi nộp hồ sơ.

Bước 2: Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty

• Nơi nộp hồ sơ:
  • Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch & Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở.
  • Nếu chuyển địa chỉ sang tỉnh/thành phố khác: Nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch & Đầu tư nơi đặt trụ sở mới.
• Hình thức nộp hồ sơ:
  • Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh.
  • Nộp online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 3: Xử lý hồ sơ và nhận kết quả

• Thời gian giải quyết: 3 - 5 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.
• Nhận kết quả: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.
• Nếu hồ sơ sai sót, doanh nghiệp cần chỉnh sửa theo yêu cầu của Sở Kế hoạch & Đầu tư.

6. Những việc cần làm sau khi thay đổi địa chỉ công ty

• Cập nhật địa chỉ trên hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp cần nộp Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT đến cơ quan thuế và cập nhật địa chỉ với nhà cung cấp hóa đơn điện tử.
• Thông báo với cơ quan bảo hiểm xã hội: Nếu thay đổi địa chỉ khác tỉnh/thành phố, doanh nghiệp phải chuyển mã đơn vị BHXH. Nộp hồ sơ thay đổi thông tin tại cơ quan BHXH để đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
• Thông báo với khách hàng, đối tác: Gửi email, cập nhật thông tin trên website, hợp đồng và các nền tảng mạng xã hội. Tránh gián đoạn giao dịch do khách hàng, đối tác không biết địa chỉ mới.
• Cập nhật địa chỉ trên bảng hiệu công ty: Doanh nghiệp cần thay đổi bảng hiệu theo đúng địa chỉ mới để tránh vi phạm. Nếu đặt tại tòa nhà văn phòng, cần đăng ký với ban quản lý.
• Thông báo thay đổi địa chỉ với cơ quan thuế: Doanh nghiệp cần gửi công văn thông báo đến chi cục thuế và cập nhật thông tin trên Cổng thông tin thuế điện tử (eTax).

7. Dịch vụ hỗ trợ thay đổi địa chỉ công ty tại StartX

• Tư vấn miễn phí về hồ sơ và thủ tục.
• Hỗ trợ soạn thảo hồ sơ đúng quy định pháp luật.
• Nộp hồ sơ và theo dõi tiến trình thay doanh nghiệp.
• Nhận kết quả nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.