11/08/2026 20:47 · 32 phút đọc · Cập nhật 11/08/2026 · Hướng dẫn thành lập công ty

Hoá đơn đỏ là gì?

Hoá đơn đỏ là cách gọi phổ biến của hóa đơn giá trị gia tăng. Tìm hiểu hoá đơn đỏ, hóa đơn VAT, hóa đơn điện tử khác nhau thế nào, khi nào phải xuất và người bán cần chuẩn bị gì.

Mở bài

Trong kinh doanh, nhiều khách hàng thường nói: Bạn có xuất hoá đơn đỏ không?. Câu hỏi này xuất hiện rất nhiều khi freelancer làm việc với doanh nghiệp, KOL/KOC nhận booking từ nhãn hàng, chủ shop bán hàng cho công ty, hoặc người kinh doanh dịch vụ muốn ký hợp đồng với khách hàng lớn.

Tuy nhiên, theo quy định hiện hành, hoá đơn đỏ không còn là cách gọi pháp lý chính xác như trước. Đây là cách gọi quen thuộc của người dân và doanh nghiệp đối với hóa đơn giá trị gia tăng, trước đây thường được in giấy, có liên màu đỏ. Hiện nay, quy định trọng tâm là hóa đơn điện tử, được lập, quản lý và sử dụng theo Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử. Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hoá đơn đỏ là gì, khác gì với hóa đơn VAT và hóa đơn điện tử, khi nào phải xuất, ai được xuất và vì sao không nên mua, mượn hoặc nhờ công ty khác xuất hóa đơn.

1.Hoá đơn đỏ là gì?

Hoá đơn đỏ là cách gọi thông dụng của hóa đơn giá trị gia tăng, thường dùng để ghi nhận giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và thể hiện thông tin về thuế giá trị gia tăng nếu giao dịch thuộc đối tượng chịu thuế.

Trước đây, nhiều doanh nghiệp dùng hóa đơn giấy, trong đó liên giao cho khách hàng thường có màu đỏ nên người mua quen gọi là “hoá đơn đỏ”. Hiện nay, phần lớn hóa đơn được lập dưới dạng hóa đơn điện tử, nên về bản chất, khi khách hàng yêu cầu “hoá đơn đỏ”, họ thường đang muốn người bán cung cấp hóa đơn hợp pháp để hạch toán chi phí, kê khai thuế hoặc làm chứng từ thanh toán nội bộ.

Ví dụ: Một công ty thuê freelancer thiết kế bộ nhận diện thương hiệu với phí 20 triệu đồng. Bộ phận kế toán của công ty yêu cầu “hoá đơn đỏ” để ghi nhận chi phí hợp lệ. Trong trường hợp này, điều khách hàng cần không phải là tờ giấy màu đỏ, mà là hóa đơn điện tử hợp pháp do bên bán đủ điều kiện lập và gửi cho người mua.

2.Hoá đơn đỏ, hóa đơn VAT và hóa đơn điện tử có khác nhau không?

Hoá đơn đỏ, hóa đơn VAT và hóa đơn điện tử có liên quan với nhau nhưng không hoàn toàn giống nhau.

Hoá đơn đỏ là cách gọi phổ biến trong thực tế, xuất phát từ thời kỳ hóa đơn giấy có liên màu đỏ giao cho khách hàng. Hiện nay, “hoá đơn đỏ” không còn là thuật ngữ pháp lý chính thức, nhưng nhiều người vẫn dùng để chỉ hóa đơn hợp pháp mà doanh nghiệp cần để hạch toán chi phí, kê khai thuế hoặc làm chứng từ thanh toán.
Hóa đơn VAT thường được hiểu là hóa đơn giá trị gia tăng. Loại hóa đơn này thể hiện giá trị hàng hóa, dịch vụ, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng và tổng tiền thanh toán. Đây là loại hóa đơn thường gặp khi bên bán là doanh nghiệp kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
Hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn đang được sử dụng hiện nay. Hóa đơn không còn nhất thiết phải in sẵn trên giấy, mà được lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Từ ngày 01/07/2026, quy định về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được thực hiện theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15. Theo quy định này, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua, trừ các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi người bán gửi cho người mua.

Có thể hiểu ngắn gọn như sau:

Cách gọi	Bản chất	Ví dụ dễ hiểu
Hoá đơn đỏ	Cách gọi quen thuộc của người mua, thường dùng để chỉ hóa đơn hợp pháp	Khách hàng nói: “Bên em có xuất hoá đơn đỏ không?”
Hóa đơn VAT	Hóa đơn giá trị gia tăng, có thể hiện thuế suất và tiền thuế VAT	Công ty bán dịch vụ 10 triệu đồng, thuế VAT 8% hoặc 10% tùy trường hợp
Hóa đơn điện tử	Hình thức hóa đơn hiện nay, được lập và quản lý trên hệ thống điện tử	Doanh nghiệp gửi file hóa đơn điện tử qua email hoặc hệ thống tra cứu

Ví dụ: Anh Nam cung cấp dịch vụ thiết kế website cho Công ty A. Kế toán Công ty A hỏi: “Anh có xuất hoá đơn đỏ không?”. Trong trường hợp này, Công ty A thực chất đang cần một hóa đơn điện tử hợp pháp. Nếu công ty của anh Nam kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, hóa đơn lập cho giao dịch này có thể là hóa đơn giá trị gia tăng điện tử, trong đó thể hiện rõ tiền dịch vụ, thuế suất, tiền thuế và tổng tiền thanh toán.

Tóm lại, “hoá đơn đỏ” là cách gọi thông dụng; “hóa đơn VAT” là cách gọi gắn với hóa đơn giá trị gia tăng; còn “hóa đơn điện tử” là hình thức hóa đơn được lập và quản lý theo quy định hiện hành. Khi làm việc với khách hàng, người bán nên hỏi rõ khách cần loại chứng từ nào và lập hóa đơn đúng theo giao dịch thực tế.

3.Hoá đơn đỏ dùng để làm gì?

Hoá đơn đỏ là cách gọi phổ biến của hóa đơn giá trị gia tăng. Trong thực tế, loại hóa đơn này được dùng để ghi nhận việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ giữa người bán và người mua, đồng thời thể hiện thông tin về thuế giá trị gia tăng nếu giao dịch thuộc đối tượng chịu thuế.

Theo khoản 1 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn dành cho tổ chức kinh tế khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, sử dụng cho các hoạt động như bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa, vận tải quốc tế, xuất vào khu phi thuế quan, xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài và một số hoạt động khác theo quy định.

Hiểu đơn giản, hoá đơn đỏ dùng để:

Ghi nhận giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
Làm chứng từ để bên mua hạch toán chi phí;
Thể hiện số tiền hàng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng và tổng tiền thanh toán;
Làm căn cứ để doanh nghiệp kê khai, quản lý thuế;
Giúp giao dịch giữa người bán và người mua rõ ràng, minh bạch hơn.

Ví dụ: Công ty A thuê Công ty B thiết kế website với giá trị dịch vụ 20 triệu đồng, chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng. Khi Công ty B lập hóa đơn giá trị gia tăng điện tử cho Công ty A, hóa đơn sẽ thể hiện thông tin người bán, người mua, nội dung dịch vụ thiết kế website, giá trị dịch vụ, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế và tổng số tiền phải thanh toán. Công ty A dùng hóa đơn này để làm chứng từ thanh toán và hạch toán chi phí theo quy định.

Tóm lại, hoá đơn đỏ không chỉ là giấy tờ để “khách hàng cần thì xuất”, mà là chứng từ quan trọng để ghi nhận giao dịch, phục vụ kế toán, thuế và quản lý chi phí của doanh nghiệp. Hiện nay, thay vì hóa đơn giấy màu đỏ như trước, doanh nghiệp thường lập và gửi hóa đơn dưới dạng hóa đơn điện tử.

Hoá đơn đỏ dùng để làm gì?

4.Khi nào phải xuất hóa đơn đỏ?

Theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đối với bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Điều 9. Thời điểm lập hóa đơn

1.Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Ví dụ: Công ty bán một bộ máy tính cho khách hàng doanh nghiệp. Khi hàng đã được bàn giao cho khách, công ty phải lập hóa đơn theo thời điểm chuyển giao hàng hóa, kể cả trường hợp khách hàng chưa thanh toán ngay.

Đối với cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Nếu bên cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền, trừ trường hợp thu tiền đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng theo Bộ luật Dân sự.

Điều 9. Thời điểm lập hóa đơn

2.Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc theo quy định Bộ luật Dân sự để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ).

Ví dụ: Freelancer hoặc công ty thiết kế website hoàn thành dịch vụ và bàn giao website cho khách hàng thì phải lập hóa đơn tại thời điểm hoàn thành dịch vụ. Nếu khách hàng thanh toán trước một phần trong quá trình thực hiện, bên cung cấp dịch vụ cần xem xét lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền, trừ khoản đặt cọc đúng bản chất để bảo đảm thực hiện hợp đồng.

Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, từng công đoạn dịch vụ, mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho phần hàng hóa, dịch vụ đã giao tương ứng.

Ví dụ: Công ty A ký hợp đồng thi công nội thất gồm 3 giai đoạn: thiết kế, sản xuất và lắp đặt. Nếu hai bên nghiệm thu từng giai đoạn, mỗi lần bàn giao hoặc nghiệm thu phần công việc tương ứng cần lập hóa đơn cho giá trị đã hoàn thành.

Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình hoặc khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

Tóm lại, không nên hiểu rằng chỉ khi khách hàng yêu cầu thì mới xuất hóa đơn. Khi đã phát sinh hoạt động bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ thuộc trường hợp phải lập hóa đơn, người bán cần lập hóa đơn đúng thời điểm theo quy định, đúng nội dung giao dịch thực tế và đúng thông tin người mua, người bán.

5.Ai được xuất hóa đơn đỏ

Không phải cá nhân nào cũng được tự xuất hóa đơn đỏ. Theo cách hiểu hiện nay, “xuất hóa đơn đỏ” thường là việc lập hóa đơn điện tử hợp pháp cho người mua khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

Nếu hiểu chính xác là hóa đơn giá trị gia tăng, thì loại hóa đơn này dành cho tổ chức kinh tế khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Thực tế thường gặp là các công ty, doanh nghiệp đã đăng ký thuế, có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử.

Theo Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, các chủ thể sử dụng hóa đơn điện tử gồm tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và một số trường hợp rủi ro cao về thuế. Các chủ thể này có thể sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, tùy từng trường hợp cụ thể.

Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, nếu có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng thì phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Nếu không thuộc diện bắt buộc nhưng có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh vẫn có thể đăng ký sử dụng theo quy định.

Ngoài ra, một số trường hợp không phát sinh hóa đơn thường xuyên có thể được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh, ví dụ tổ chức không kinh doanh nhưng có phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế.

Có thể hiểu đơn giản như sau:

Chủ thể	Có được xuất hóa đơn không?	Ghi chú
Doanh nghiệp, công ty	Có	Nếu có đăng ký thuế, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và phát sinh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
Tổ chức kinh tế, tổ chức khác	Có thể	Tùy trường hợp, có thể sử dụng hóa đơn điện tử có mã, không có mã hoặc được cấp theo từng lần phát sinh
Hộ kinh doanh	Có thể	Nếu thuộc diện bắt buộc hoặc có nhu cầu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Cá nhân kinh doanh	Có thể	Nếu có đăng ký thuế, đáp ứng điều kiện và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Freelancer, KOL/KOC, creator chưa đăng ký kinh doanh	Thường không tự xuất được	Vì chưa có tư cách đăng ký, sử dụng hóa đơn điện tử như doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh
Công ty khác không tham gia giao dịch	Không nên nhờ xuất thay	Hóa đơn phải phản ánh đúng giao dịch thực tế, không dùng để hợp thức hóa giao dịch của bên khác

Ví dụ: Chị Lan là KOC nhận booking quảng cáo từ nhãn hàng. Nếu chị chỉ nhận tiền với tư cách cá nhân, chưa đăng ký hộ kinh doanh hoặc công ty, chưa đăng ký thuế và chưa đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, thì chị không thể tự xuất hóa đơn như một doanh nghiệp. Nếu hoạt động booking phát sinh thường xuyên và nhiều nhãn hàng yêu cầu hóa đơn, chị nên cân nhắc đăng ký hộ kinh doanh hoặc thành lập công ty để ký hợp đồng, quản lý doanh thu và lập hóa đơn đúng quy định.

Tóm lại, người được xuất hóa đơn đỏ phải là chủ thể kinh doanh hợp pháp hoặc chủ thể thuộc trường hợp được sử dụng/cấp hóa đơn điện tử theo quy định. Với freelancer, KOL/KOC, creator hoặc người bán hàng online, nếu khách hàng thường xuyên yêu cầu hóa đơn, đó là dấu hiệu nên chuẩn hóa mô hình kinh doanh thay vì xử lý tạm bằng cách nhờ bên khác xuất hóa đơn.

6.Khách hàng yêu cầu hóa đơn đỏ thì người bán nên làm gì?

Khi khách hàng yêu cầu hóa đơn đỏ, người bán cần hiểu rằng khách thường đang cần một hóa đơn hợp pháp để hạch toán chi phí, thanh toán nội bộ hoặc kê khai thuế.

Trước hết, người bán cần xác định mình đang kinh doanh dưới hình thức nào: công ty, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hay chỉ là cá nhân chưa đăng ký kinh doanh. Theo Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử gồm tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và một số trường hợp theo quy định.

Nếu đã có đăng ký thuế và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, người bán cần lập hóa đơn đúng với giao dịch thực tế, đúng thông tin người mua, nội dung hàng hóa hoặc dịch vụ, giá trị thanh toán và thời điểm lập hóa đơn.

Nếu chỉ là cá nhân chưa đăng ký kinh doanh, người bán không nên tự nhận xuất hóa đơn hoặc nhờ công ty khác xuất thay. Trường hợp thường xuyên làm việc với khách hàng doanh nghiệp và bị yêu cầu hóa đơn, nên cân nhắc đăng ký hộ kinh doanh hoặc thành lập công ty để giao dịch minh bạch, đúng quy định.

Người bán nên xử lý theo các bước sau:

Bước	Việc cần làm	Mục đích
1	Hỏi rõ khách hàng cần hóa đơn cho giao dịch nào	Tránh xuất sai nội dung hoặc sai giá trị
2	Thu thập thông tin người mua	Gồm tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, email nhận hóa đơn
3	Kiểm tra tư cách của người bán	Xác định mình là công ty, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hay cá nhân chưa đăng ký
4	Kiểm tra thời điểm lập hóa đơn	Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, thu tiền trước hoặc bàn giao từng phần sẽ có cách xác định thời điểm khác nhau
5	Lập hóa đơn đúng giao dịch thực tế	Không ghi sai nội dung, không ghi sai giá trị, không nhờ bên khác xuất thay
6	Lưu hợp đồng, nghiệm thu, chứng từ thanh toán	Giúp đối chiếu khi kế toán hoặc cơ quan thuế cần kiểm tra

Ví dụ: Một freelancer thiết kế website cho Công ty A. Khi Công ty A yêu cầu hóa đơn đỏ, freelancer cần kiểm tra mình có đang hoạt động dưới dạng công ty, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hay chưa. Nếu chưa có mô hình kinh doanh phù hợp, freelancer không nên nhờ công ty của người quen xuất hóa đơn thay, vì hóa đơn phải phản ánh đúng bên bán, bên mua và dịch vụ thực tế đã cung cấp.

Tóm lại, khi khách hàng yêu cầu hóa đơn đỏ, người bán nên kiểm tra tư cách kinh doanh, thu thập đúng thông tin người mua, lập hóa đơn đúng thời điểm và đúng giao dịch thực tế. Nếu nhu cầu hóa đơn phát sinh thường xuyên, đó là dấu hiệu người bán nên chuẩn hóa hoạt động kinh doanh bằng hộ kinh doanh hoặc công ty thay vì xử lý tạm thời.

7.Freelancer, KOL/KOC, creator có cần hóa đơn đỏ không?

Freelancer, KOL/KOC, creator không phải lúc nào cũng cần hóa đơn đỏ ngay từ đầu. Tuy nhiên, nếu thu nhập từ booking, affiliate, livestream, sản xuất nội dung hoặc dịch vụ chuyên môn phát sinh thường xuyên, làm việc với nhãn hàng, agency hoặc doanh nghiệp lớn, nhu cầu hóa đơn sẽ xuất hiện rất sớm.

Một số trường hợp nên cân nhắc chuẩn bị khả năng xuất hóa đơn:

Thường xuyên ký hợp đồng với doanh nghiệp.
Nhãn hàng yêu cầu hóa đơn để thanh toán.
Thu nhập từ hoạt động dịch vụ đã ổn định.
Có đội nhóm, thuê nhân sự, thuê cộng tác viên.
Muốn đưa dòng tiền về tài khoản kinh doanh thay vì tài khoản cá nhân.
Muốn xây thương hiệu cá nhân gắn với pháp nhân kinh doanh rõ ràng.

Ví dụ: Một KOC mỗi tháng nhận 5–7 booking từ nhãn hàng, tổng thu nhập 80–150 triệu đồng/tháng. Nếu nhiều nhãn hàng yêu cầu hợp đồng, nghiệm thu, hóa đơn và thanh toán qua tài khoản công ty, KOC nên cân nhắc mô hình hộ kinh doanh hoặc công ty tùy quy mô, mục tiêu thương hiệu và cách tổ chức doanh thu.

Nếu chỉ nhận một vài job nhỏ, không thường xuyên, người làm dịch vụ có thể xử lý theo hình thức hợp đồng cá nhân và chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tùy cách chi trả của bên mua dịch vụ. Tuy nhiên, khi khách hàng yêu cầu hóa đơn cho giao dịch kinh doanh thường xuyên, cá nhân cần có mô hình đăng ký phù hợp thay vì xử lý theo cách tạm thời.

Freelancer, KOL/KOC, creator có cần hóa đơn đỏ không?

8.Có nên mua, mượn hoặc nhờ công ty khác xuất hóa đơn không?

Không nên mua, mượn hoặc nhờ công ty khác xuất hóa đơn nếu công ty đó không trực tiếp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Hóa đơn phải phản ánh đúng giao dịch thực tế: ai bán, ai mua, bán hàng hóa hoặc dịch vụ gì, giá trị bao nhiêu và lập vào thời điểm nào.

Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua. Hóa đơn phải phản ánh đầy đủ, trung thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh và người bán chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của hóa đơn đã lập.

Ngoài ra, Điều 4 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định hành vi sử dụng hóa đơn khống, hóa đơn phản ánh không đúng giá trị thực tế hoặc dùng hóa đơn của tổ chức, cá nhân khác để hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào, bán ra là hành vi sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ, trừ trường hợp được ủy nhiệm lập hóa đơn theo đúng quy định.

Điều 4. Hành vi sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp; sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ

1. Sử dụng hóa đơn, chứng từ trong các trường hợp sau đây là hành vi sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp:

a) Hóa đơn, chứng từ giả;

b) Hóa đơn, chứng từ chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng;

c) Hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn, trừ trường hợp được phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế;

d) Hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;

đ) Hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

e) Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

g) Hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn, chứng từ trước ngày xác định bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc chưa có thông báo của cơ quan thuế về việc bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền nhưng cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là hóa đơn, chứng từ không hợp pháp.

Ví dụ: Một freelancer thiết kế website cho khách hàng nhưng lại nhờ công ty của người quen xuất hóa đơn thay. Nếu công ty đó không ký hợp đồng, không thực hiện dịch vụ và không phát sinh giao dịch thật với khách hàng, hóa đơn này không phản ánh đúng bản chất giao dịch và có thể bị xem là rủi ro về hóa đơn, thuế.

Cách làm này có thể gây rủi ro cho cả bên mua, bên nhờ xuất hóa đơn và bên xuất hóa đơn. Bên mua có thể bị loại chi phí; bên nhờ xuất hóa đơn không chứng minh được giao dịch thật; còn bên xuất hộ có thể bị ghi nhận doanh thu không đúng thực tế.

Cần phân biệt với trường hợp ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử theo quy định. Ủy nhiệm lập hóa đơn là cơ chế hợp pháp khi bên bán thật ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn trong phạm vi được phép, còn việc “nhờ công ty khác xuất hóa đơn” cho giao dịch mà công ty đó không thực hiện thì không nên làm.

Tóm lại, hóa đơn phải đi cùng giao dịch thật. Nếu khách hàng thường xuyên yêu cầu hóa đơn đỏ, người bán nên đăng ký hộ kinh doanh hoặc thành lập công ty để tự lập hóa đơn đúng quy định, thay vì mua, mượn hoặc nhờ bên khác xuất hóa đơn thay.

9.Muốn xuất hóa đơn đỏ cần chuẩn bị gì?

Muốn xuất hóa đơn đỏ, người bán không chỉ cần “có mẫu hóa đơn”, mà trước hết phải có tư cách kinh doanh phù hợp, có đăng ký thuế và thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

Theo Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử gồm tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và một số trường hợp theo quy định. Các chủ thể này có thể sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, tùy từng trường hợp cụ thể.

Vì vậy, để xuất hóa đơn đỏ, người bán thường cần chuẩn bị các nội dung sau:

Nội dung cần chuẩn bị	Mục đích
Tư cách kinh doanh phù hợp	Xác định người bán là công ty, hộ kinh doanh hay cá nhân kinh doanh
Mã số thuế	Là thông tin bắt buộc để quản lý thuế và lập hóa đơn
Chữ ký số hoặc phương thức ký điện tử phù hợp	Dùng để ký, gửi hồ sơ thuế và hóa đơn điện tử
Tài khoản giao dịch thuế điện tử	Phục vụ đăng ký, kê khai và làm việc với cơ quan thuế
Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử	Là bước cần thiết trước khi lập hóa đơn cho khách hàng
Phần mềm hóa đơn điện tử	Dùng để lập, gửi, lưu trữ và tra cứu hóa đơn
Thông tin người mua	Gồm tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, email nhận hóa đơn
Thông tin giao dịch thực tế	Gồm tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế suất, tổng tiền thanh toán
Hợp đồng, nghiệm thu, đơn hàng, chứng từ thanh toán	Là căn cứ đối chiếu khi kế toán hoặc cơ quan thuế kiểm tra

Ví dụ: Một creator thường xuyên nhận booking quảng cáo từ nhãn hàng. Nếu nhãn hàng yêu cầu hóa đơn, creator cần xác định mình sẽ hoạt động dưới dạng hộ kinh doanh hay công ty. Sau đó, cần có mã số thuế, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và chuẩn bị đầy đủ thông tin giao dịch trước khi lập hóa đơn cho nhãn hàng.

Ngoài ra, người bán cần lưu ý thời điểm lập hóa đơn. Đối với bán hàng hóa, hóa đơn được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Đối với cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành dịch vụ; nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền, trừ trường hợp thu tiền đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng.

Tóm lại, muốn xuất hóa đơn đỏ đúng quy định, người bán cần chuẩn bị đủ ba nhóm việc: tư cách kinh doanh, đăng ký thuế – hóa đơn điện tử và thông tin giao dịch thực tế. Nếu thường xuyên được khách hàng yêu cầu hóa đơn, người bán nên chuẩn hóa hoạt động bằng hộ kinh doanh hoặc công ty thay vì xử lý tạm thời.

10.Hóa đơn đỏ hợp lệ cần có những thông tin nào?

Từ ngày 01/07/2026, nội dung hóa đơn điện tử thực hiện theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Theo hướng dẫn tại Điều 10 Nghị định này, hóa đơn phải có các nội dung như tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn, tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán, thông tin người mua, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán, chữ ký, thời điểm lập hóa đơn, thời điểm ký số và mã của cơ quan thuế nếu là hóa đơn điện tử có mã.

Điều 10. Nội dung của hóa đơn

1. Hóa đơn phải có các nội dung sau:

a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;

b) Số hóa đơn;

c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

d) Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua;

đ) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng;

e) Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua: Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua (trừ trường hợp người mua, người bán có thỏa thuận);

g) Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định này và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch;

h) Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử;

i) Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

k) Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung khác liên quan (nếu có).

2. Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.

Các thông tin cơ bản cần có trên hóa đơn gồm:

Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;
Số hóa đơn;
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc thông tin định danh của người mua;
Tên hàng hóa, dịch vụ;
Đơn vị tính, số lượng, đơn giá;
Thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng;
Thuế suất thuế giá trị gia tăng;
Tiền thuế giá trị gia tăng;
Tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng;
Chữ ký của người bán;
Thời điểm lập hóa đơn;
Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử;
Mã của cơ quan thuế nếu là hóa đơn điện tử có mã;
Các nội dung khác như chiết khấu thương mại, khuyến mại, phí, lệ phí nếu có.

Lưu ý: Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua, trừ trường hợp người mua và người bán có thỏa thuận.

Riêng với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, hóa đơn cần có các thông tin như tên, địa chỉ, mã số thuế người bán; thông tin người mua nếu người mua yêu cầu; tên hàng hóa, dịch vụ; đơn giá; số lượng; giá thanh toán; thời điểm lập hóa đơn và mã hoặc dữ liệu điện tử để người mua tra cứu hóa đơn.

Tóm lại, hóa đơn đỏ hợp lệ không chỉ cần “có mã số thuế” hoặc “có file gửi qua email”, mà phải thể hiện đúng thông tin người bán, người mua, hàng hóa hoặc dịch vụ, giá trị giao dịch, thuế suất, tiền thuế, thời điểm lập hóa đơn và các thông tin bắt buộc khác theo quy định.

Ví dụ: Công ty A thuê Công ty B thiết kế website. Hóa đơn cần ghi đúng thông tin hai công ty, nội dung dịch vụ thiết kế website, giá trị hợp đồng, thuế suất áp dụng nếu có, tiền thuế, tổng tiền thanh toán và thời điểm lập hóa đơn phù hợp với việc hoàn thành dịch vụ.

11.Hóa đơn đỏ khác gì phiếu thu, biên nhận và bill bán hàng?

Hóa đơn đỏ, phiếu thu, biên nhận và bill bán hàng đều có thể xuất hiện trong quá trình mua bán, nhưng giá trị pháp lý và mục đích sử dụng không giống nhau.

Hóa đơn đỏ, hiểu theo cách gọi phổ biến hiện nay, là hóa đơn điện tử hợp pháp được lập khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Hóa đơn này dùng để ghi nhận giao dịch, phục vụ kế toán, kê khai thuế và làm căn cứ hạch toán chi phí cho bên mua.
Phiếu thu là chứng từ ghi nhận việc người bán đã nhận tiền từ người mua. Phiếu thu chỉ chứng minh có phát sinh việc thu tiền, không thay thế hóa đơn điện tử.
Biên nhận là giấy xác nhận một bên đã nhận tiền, nhận hàng hoặc nhận hồ sơ từ bên còn lại. Biên nhận có giá trị xác nhận sự việc đã xảy ra, nhưng không phải là hóa đơn để kê khai thuế.
Bill bán hàng thường là phiếu tính tiền hoặc phiếu thanh toán tại cửa hàng, quán ăn, siêu thị, phần mềm bán hàng. Bill giúp khách hàng biết mình đã mua gì, hết bao nhiêu tiền, nhưng không mặc nhiên là hóa đơn điện tử hợp pháp.

Có thể hiểu ngắn gọn như sau:

Loại chứng từ	Dùng để làm gì?	Có thay thế hóa đơn đỏ không?
Hóa đơn đỏ / hóa đơn điện tử	Ghi nhận giao dịch, phục vụ kế toán và thuế	Có giá trị nếu lập đúng quy định
Phiếu thu	Xác nhận đã thu tiền	Không
Biên nhận	Xác nhận đã nhận tiền, hàng hóa hoặc hồ sơ	Không
Bill bán hàng	Thể hiện thông tin mua hàng, thanh toán	Không mặc nhiên thay thế hóa đơn
Sao kê chuyển khoản	Chứng minh dòng tiền đã chuyển	Không

Ví dụ: Khách hàng ăn tại một nhà hàng và nhận bill thanh toán 500.000 đồng. Bill này chỉ cho biết khách đã dùng món gì và thanh toán bao nhiêu. Nếu khách là doanh nghiệp muốn đưa khoản chi vào kế toán, họ thường cần hóa đơn điện tử hợp pháp, không chỉ là bill thanh toán.

Tóm lại, phiếu thu, biên nhận, bill bán hàng hoặc sao kê chuyển khoản chỉ hỗ trợ chứng minh giao dịch hoặc dòng tiền. Còn hóa đơn đỏ/hóa đơn điện tử mới là chứng từ quan trọng để ghi nhận doanh thu, chi phí và nghĩa vụ thuế theo quy định.

12.Câu hỏi thường gặp

12.1 Hoá đơn đỏ có còn dùng không?

Cách gọi “hoá đơn đỏ” vẫn còn được sử dụng trong giao tiếp hằng ngày, nhưng về mặt pháp lý hiện nay nên dùng các thuật ngữ như hóa đơn điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng. Từ ngày 01/07/2026, quy định trọng tâm về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được thực hiện theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính.

12.2 Hóa đơn đỏ có phải luôn là hóa đơn VAT không?

Trong cách nói phổ biến, hoá đơn đỏ thường được hiểu là hóa đơn VAT hoặc hóa đơn giá trị gia tăng. Tuy nhiên, trong thực tế, không phải mọi hóa đơn điện tử đều là hóa đơn giá trị gia tăng. Tùy phương pháp tính thuế và loại người bán, hóa đơn có thể là hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng.

12.3 Cá nhân chưa đăng ký kinh doanh có xuất hóa đơn đỏ được không?

Cá nhân chưa đăng ký kinh doanh, chưa đăng ký thuế và chưa đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thì không thể tự xuất hóa đơn như doanh nghiệp. Nếu thường xuyên cung cấp dịch vụ và khách hàng yêu cầu hóa đơn, cá nhân nên cân nhắc đăng ký hộ kinh doanh hoặc thành lập công ty tùy quy mô và cách vận hành.

12.4 Khách hàng không lấy hóa đơn thì người bán có phải xuất không?

Theo nguyên tắc tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua, trừ các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. Vì vậy, người bán không nên chỉ lập hóa đơn khi khách hàng yêu cầu.

12.5 Người mua có quyền yêu cầu hóa đơn điện tử không?

Có. Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 ghi nhận người mua có quyền và trách nhiệm yêu cầu người bán cung cấp hóa đơn điện tử khi mua hàng hóa, dịch vụ.

12.6 Hóa đơn điện tử có cần in ra giấy không?

Thông thường, hóa đơn điện tử được lập, gửi, nhận, lưu trữ và tra cứu bằng phương tiện điện tử. Bản in giấy chỉ là bản thể hiện để xem, đối chiếu hoặc lưu nội bộ, không làm thay đổi bản chất của hóa đơn điện tử.

12.7 Nhờ công ty khác xuất hóa đơn có sao không?

Không nên nhờ công ty khác xuất hóa đơn nếu công ty đó không thực hiện giao dịch thật. Việc dùng hóa đơn của tổ chức, cá nhân khác để hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc bán ra có thể bị xem là sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ.

12.8 Muốn xuất hóa đơn cho nhãn hàng thì KOL/KOC nên làm gì?

KOL/KOC nên xác định hoạt động của mình là cá nhân không thường xuyên, hộ kinh doanh hay công ty. Nếu nhận booking thường xuyên, có doanh thu ổn định và làm việc với nhiều nhãn hàng yêu cầu hóa đơn, nên cân nhắc đăng ký mô hình kinh doanh phù hợp để ký hợp đồng, xuất hóa đơn và quản lý nghĩa vụ thuế minh bạch.

Kết luận

Hoá đơn đỏ là cách gọi quen thuộc của hóa đơn giá trị gia tăng, nhưng trong bối cảnh hiện nay, người bán và người mua nên hiểu đúng theo quy định mới về hóa đơn điện tử. Từ ngày 01/07/2026, căn cứ chính về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử là Nghị định 254/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15.

Với người bán hàng online, freelancer, KOL/KOC và creator, câu hỏi “có xuất hoá đơn đỏ không?” không chỉ là câu hỏi về một tờ hóa đơn. Đó là dấu hiệu cho thấy hoạt động kinh doanh đã bắt đầu cần hợp đồng, chứng từ, tài khoản, thuế và mô hình pháp lý rõ ràng hơn.

Nếu bạn thường xuyên làm việc với doanh nghiệp, nhãn hàng hoặc khách hàng yêu cầu hóa đơn, nên cân nhắc chuẩn hóa mô hình kinh doanh ngay từ đầu. StartX có thể hỗ trợ bạn chuẩn bị thông tin và tạo hồ sơ thành lập công ty trên nền tảng, giúp quá trình bắt đầu kinh doanh chính thức rõ ràng, thuận tiện và hạn chế sai sót hơn.

Tóm tắt