11/08/2026 18:39 · 34 phút đọc · Cập nhật 11/08/2026 · Hướng dẫn thành lập công ty

Thành lập công ty cần chuẩn bị gì?

Thành lập công ty cần chuẩn bị tên công ty, trụ sở, vốn điều lệ, ngành nghề, người đại diện theo pháp luật, hồ sơ đăng ký và các việc cần làm sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Mở bài

Nhiều người nghĩ rằng thành lập công ty chỉ là điền vài biểu mẫu rồi nộp hồ sơ. Thực tế, trước khi nộp hồ sơ, bạn cần chuẩn bị đúng nhiều thông tin quan trọng như tên công ty, địa chỉ trụ sở, vốn điều lệ, ngành nghề kinh doanh, người đại diện theo pháp luật, loại hình doanh nghiệp và giấy tờ pháp lý cá nhân.

Nếu chuẩn bị sai ngay từ đầu, hồ sơ có thể bị yêu cầu sửa đổi, công ty phải bổ sung ngành nghề sau khi thành lập, gặp khó khi xuất hóa đơn, mở tài khoản ngân hàng, ký hợp đồng hoặc làm việc với cơ quan thuế.

Tính đến năm 2026, thủ tục đăng ký doanh nghiệp đang thực hiện theo Luật Doanh nghiệp 2020, Luật số 76/2025/QH15 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Doanh nghiệp có hiệu lực từ ngày 01/07/2025 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp. Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cũng đã có hướng dẫn đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ thành lập công ty cần chuẩn bị gì, vì sao từng thông tin lại quan trọng và cách tự kiểm tra trước khi nộp hồ sơ.

1.Thành lập công ty là gì?

Thành lập công ty là quá trình cá nhân hoặc tổ chức chuẩn bị thông tin, lập hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và nộp hồ sơ đến cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Hiểu đơn giản, trước khi thành lập, hoạt động kinh doanh của bạn có thể chỉ là hoạt động cá nhân, nhóm nhỏ hoặc thử nghiệm thị trường. Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty được pháp luật ghi nhận là một chủ thể kinh doanh chính thức, có mã số doanh nghiệp, có tên riêng, có trụ sở, có người đại diện theo pháp luật và có thể thực hiện các giao dịch kinh doanh dưới danh nghĩa công ty.

Ví dụ: Anh Nam đang nhận thiết kế website tự do cho khách hàng. Khi khách hàng doanh nghiệp yêu cầu ký hợp đồng, xuất hóa đơn và thanh toán qua tài khoản công ty, anh Nam có thể cân nhắc thành lập công ty TNHH một thành viên để hoạt động chuyên nghiệp hơn.

2.Khi nào nên thành lập công ty?

Không phải ai vừa có ý tưởng kinh doanh cũng cần thành lập công ty ngay. Bạn nên cân nhắc thành lập công ty khi hoạt động kinh doanh đã có dấu hiệu cần một pháp nhân rõ ràng hơn.

Một số trường hợp nên thành lập công ty:

Bạn bắt đầu có doanh thu ổn định hoặc dự kiến kinh doanh dài hạn.
Khách hàng yêu cầu ký hợp đồng với pháp nhân công ty.
Khách hàng yêu cầu hóa đơn điện tử.
Bạn muốn xây dựng thương hiệu riêng, website riêng, kênh bán hàng riêng.
Bạn muốn tách tiền cá nhân và tiền kinh doanh.
Bạn cần thuê nhân sự, hợp tác với đối tác hoặc mở rộng quy mô.
Bạn kinh doanh trong lĩnh vực cần hồ sơ pháp lý rõ ràng để tạo niềm tin.

Ví dụ: Một chủ shop bán mỹ phẩm trên TikTok Shop ban đầu chỉ bán nhỏ lẻ. Sau một thời gian, shop có doanh thu đều, muốn nhập hàng chính ngạch, ký hợp đồng với KOL/KOC, xuất hóa đơn cho đại lý và xây thương hiệu riêng. Đây là thời điểm nên cân nhắc thành lập công ty.

Ngược lại, nếu bạn mới thử nghiệm ý tưởng, chưa có doanh thu, chưa xác định mô hình kinh doanh, chưa cần ký hợp đồng hoặc xuất hóa đơn, có thể chưa cần thành lập công ty ngay. Trong giai đoạn này, điều quan trọng là hiểu trước các điều kiện để khi cần có thể chuẩn bị đúng.

3.Trước khi thành lập công ty cần chuẩn bị những thông tin gì?

Trước khi nộp hồ sơ, bạn nên chuẩn bị tối thiểu các nhóm thông tin sau:

Loại hình công ty dự kiến thành lập.
Tên công ty bằng tiếng Việt, có thể kèm tên tiếng nước ngoài và tên viết tắt nếu cần.
Địa chỉ trụ sở chính.
Vốn điều lệ.
Ngành nghề kinh doanh.
Thông tin chủ sở hữu, thành viên góp vốn hoặc cổ đông sáng lập.
Thông tin người đại diện theo pháp luật.
Giấy tờ pháp lý cá nhân hoặc tổ chức.
Số điện thoại, email, địa chỉ liên hệ.
Thông tin phục vụ kê khai thuế, hóa đơn, chữ ký số và tài khoản ngân hàng sau khi thành lập.

Đối với hồ sơ hiện nay, người thành lập doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý tính chính xác của thông tin kê khai. Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định về đăng ký doanh nghiệp và tiếp tục đặt trọng tâm vào việc kê khai, tiếp nhận, xử lý hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, bao gồm cả hồ sơ đăng ký qua mạng thông tin điện tử.

Ví dụ: Nếu bạn muốn mở công ty dịch vụ marketing, trước khi làm hồ sơ nên chuẩn bị rõ: tên công ty dự kiến, địa chỉ trụ sở, vốn điều lệ, ngành nghề quảng cáo, tư vấn quản lý, thiết kế, sản xuất nội dung, thương mại điện tử nếu có, người đại diện theo pháp luật và loại hình công ty phù hợp.

Trước khi thành lập công ty cần chuẩn bị những thông tin gì?

4.Nên chọn loại hình công ty nào khi mới bắt đầu?

Khi mới bắt đầu, ba loại hình thường được quan tâm là công ty TNHH một thành viên, công ty TNHH hai thành viên trở lên và công ty cổ phần.

4.1 Công ty TNHH một thành viên

Theo Điều 74 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên là loại hình doanh nghiệp do một cá nhân hoặc một tổ chức làm chủ sở hữu. Chủ sở hữu công ty chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi số vốn điều lệ của công ty.

Điều 74. Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên

1. Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên là doanh nghiệp do một tổ chức hoặc một cá nhân làm chủ sở hữu (sau đây gọi là chủ sở hữu công ty). Chủ sở hữu công ty chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi số vốn điều lệ của công ty.

Công ty TNHH một thành viên phù hợp với người mở công ty một mình. Chủ sở hữu có thể là một cá nhân hoặc một tổ chức. Chủ sở hữu chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi vốn điều lệ.

Loại hình này phù hợp với freelancer, chủ shop online, người làm dịch vụ marketing, thiết kế, tư vấn, công nghệ hoặc cá nhân muốn tự kiểm soát toàn bộ công ty.

Ví dụ: Chị Lan tự mở công ty để cung cấp dịch vụ quảng cáo Facebook, thiết kế nội dung và quản lý fanpage cho khách hàng. Chị không có người góp vốn chung. Trường hợp này nên cân nhắc công ty TNHH một thành viên.

4.2 Công ty TNHH hai thành viên trở lên

Công ty TNHH hai thành viên trở lên phù hợp khi có từ 2 đến 50 thành viên góp vốn. Thành viên có thể là cá nhân hoặc tổ chức. Đây là loại hình phù hợp với nhóm bạn, nhóm cộng sự hoặc gia đình cùng góp vốn kinh doanh. Quy định về công ty TNHH hai thành viên trở lên được nêu tại Điều 46 Luật Doanh nghiệp 2020.

Điều 46. Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên

1. Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên là doanh nghiệp có từ 02 đến 50 thành viên là tổ chức, cá nhân. Thành viên chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp, trừ trường hợp quy định tại khoản 4 Điều 47 của Luật này. Phần vốn góp của thành viên chỉ được chuyển nhượng theo quy định tại các điều 51, 52 và 53 của Luật này.

Ví dụ: Ba người cùng góp vốn mở công ty sản xuất nội dung, trong đó một người phụ trách khách hàng, một người phụ trách vận hành, một người phụ trách tài chính. Trường hợp này có thể chọn công ty TNHH hai thành viên trở lên.

4.2 Công ty cổ phần

Công ty cổ phần phù hợp khi có từ 3 cổ đông trở lên và có định hướng gọi vốn, chia cổ phần, mở rộng quy mô. Theo Điều 111 Luật Doanh nghiệp 2020, cổ đông chịu trách nhiệm trong phạm vi số vốn đã góp và công ty cổ phần có quyền phát hành cổ phần, trái phiếu và các loại chứng khoán khác theo quy định.

Điều 111. Công ty cổ phần

1. Công ty cổ phần là doanh nghiệp, trong đó:

a) Vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần;

b) Cổ đông có thể là tổ chức, cá nhân; số lượng cổ đông tối thiểu là 03 và không hạn chế số lượng tối đa;

c) Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp;

d) Cổ đông có quyền tự do chuyển nhượng cổ phần của mình cho người khác, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 120 và khoản 1 Điều 127 của Luật này.

Ví dụ: Một startup công nghệ có ba nhà sáng lập, dự kiến gọi vốn từ nhà đầu tư thiên thần trong 12 tháng tới. Trường hợp này có thể cân nhắc công ty cổ phần.

Tóm lại, nếu bạn mở công ty một mình, công ty TNHH một thành viên thường là lựa chọn dễ hiểu và dễ quản lý nhất. Nếu có nhiều người góp vốn, cần cân nhắc công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần tùy mục tiêu gọi vốn.

5.Tên công ty cần chuẩn bị như thế nào?

Tên công ty không chỉ là tên thương hiệu. Đây là thông tin pháp lý xuất hiện trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hợp đồng, hóa đơn, tài khoản ngân hàng, chữ ký số và các hồ sơ giao dịch.

Theo Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020, tên tiếng Việt của doanh nghiệp gồm hai thành tố: loại hình doanh nghiệp và tên riêng. Tên riêng được viết bằng chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu; cơ quan đăng ký kinh doanh có quyền từ chối tên dự kiến nếu không phù hợp với quy định về tên doanh nghiệp.

Điều 37. Tên doanh nghiệp

1. Tên tiếng Việt của doanh nghiệp bao gồm hai thành tố theo thứ tự sau đây:

a) Loại hình doanh nghiệp;

b) Tên riêng.

2. Loại hình doanh nghiệp được viết là “công ty trách nhiệm hữu hạn” hoặc “công ty TNHH” đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; được viết là “công ty cổ phần” hoặc “công ty CP” đối với công ty cổ phần; được viết là “công ty hợp danh” hoặc “công ty HD” đối với công ty hợp danh; được viết là “doanh nghiệp tư nhân”, “DNTN” hoặc “doanh nghiệp TN” đối với doanh nghiệp tư nhân.

3. Tên riêng được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.

4. Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Tên doanh nghiệp phải được in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành.

5. Căn cứ vào quy định tại Điều này và các điều 38, 39 và 41 của Luật này, Cơ quan đăng ký kinh doanh có quyền từ chối chấp thuận tên dự kiến đăng ký của doanh nghiệp.

Ví dụ tên đúng cấu trúc:

Công ty TNHH StartX Việt Nam.
Công ty TNHH Một Thành Viên Nam An Digital.
Công ty Cổ phần Công Nghệ An Phát.

Khi chuẩn bị tên công ty, bạn nên kiểm tra:

Tên có đúng loại hình doanh nghiệp không.
Tên có bị trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã đăng ký không.
Tên có dùng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức hoặc thuần phong mỹ tục không.
Tên có quá dài, khó đọc, khó ghi trên hóa đơn và hợp đồng không.
Tên pháp lý có phù hợp với định hướng thương hiệu không.

Ví dụ: Bạn muốn xây thương hiệu “Mộc Studio”, nhưng tên này có thể đã được nhiều bên sử dụng. Khi đăng ký, bạn có thể chuẩn bị 2–3 phương án như “Công ty TNHH Mộc Studio Việt Nam”, “Công ty TNHH Mộc Creative”, “Công ty TNHH Mộc Digital” để tránh mất thời gian sửa hồ sơ.

6.Trụ sở công ty cần chuẩn bị gì?

Trụ sở chính là địa chỉ liên lạc chính thức của công ty. Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử nếu có.

Điều 42. Trụ sở chính của doanh nghiệp

Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Khi chuẩn bị địa chỉ trụ sở, bạn cần kiểm tra:

Địa chỉ phải rõ số nhà, đường, phường/xã, tỉnh/thành phố.
Địa chỉ phải có thật và có thể liên hệ được.
Nên có quyền sử dụng hợp pháp, ví dụ nhà riêng, nhà thuê, văn phòng thuê, văn phòng chia sẻ phù hợp.
Không nên dùng địa chỉ không kiểm soát được hoặc không thể nhận thông báo.
Cần kiểm tra mục đích sử dụng nếu là căn hộ chung cư.

Lưu ý: Không phải mọi địa chỉ trong nhà chung cư đều có thể dùng làm trụ sở công ty. Theo điểm c khoản 8 Điều 3 Luật Nhà ở 2023 , pháp luật nghiêm cấm sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở. Tuy nhiên, Luật Nhà ở 2023 cũng ghi nhận loại nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp tại khoản 3 Điều 2.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

3. Nhà chung cư là nhà ở có từ 02 tầng trở lên, có nhiều căn hộ, có lối đi, cầu thang chung, có phần sở hữu riêng, phần sở hữu chung và hệ thống công trình hạ tầng sử dụng chung cho gia đình, cá nhân, tổ chức, bao gồm nhà chung cư được xây dựng với mục đích để ở và nhà chung cư được xây dựng có mục đích sử dụng hỗn hợp.

Điều 3. Các hành vi bị nghiêm cấm

8. Các hành vi trong quản lý, sử dụng nhà chung cư bao gồm:

c) Tự ý chuyển đổi công năng, mục đích sử dụng phần sở hữu chung, sử dụng chung của nhà chung cư; sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở; thay đổi, làm hư hại kết cấu chịu lực; chia, tách căn hộ không được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép;

Vì vậy, nếu muốn dùng địa chỉ trong nhà chung cư làm trụ sở công ty, cần kiểm tra rõ đó có phải là căn hộ để ở hay là phần diện tích thương mại, dịch vụ, văn phòng được phép sử dụng trong nhà chung cư hỗn hợp. Nếu là căn hộ chung cư chỉ có mục đích để ở thì không nên dùng làm trụ sở công ty.

Ví dụ: Anh Minh thuê một căn hộ chung cư chỉ có chức năng để ở và muốn dùng làm trụ sở công ty. Trường hợp này có rủi ro bị từ chối hoặc phát sinh vấn đề khi kiểm tra sau đăng ký. Phương án an toàn hơn là dùng nhà riêng có địa chỉ rõ ràng, văn phòng thuê hoặc địa chỉ văn phòng có chức năng kinh doanh phù hợp.

7.Vốn điều lệ nên đăng ký bao nhiêu?

Vốn điều lệ là số vốn do chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông cam kết góp vào công ty. Theo Điều 75 Luật Doanh nghiệp 2020, quy định:

Điều 75. Góp vốn thành lập công ty

1. Vốn điều lệ của công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên khi đăng ký thành lập doanh nghiệp là tổng giá trị tài sản do chủ sở hữu công ty cam kết góp và ghi trong Điều lệ công ty.

Với công ty TNHH một thành viên, vốn điều lệ khi đăng ký là tổng giá trị tài sản do chủ sở hữu cam kết góp và ghi trong Điều lệ công ty. Chủ sở hữu phải góp đủ và đúng loại tài sản đã cam kết trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, không tính thời gian vận chuyển, nhập khẩu tài sản góp vốn hoặc thực hiện thủ tục hành chính để chuyển quyền sở hữu tài sản.

Điều 75. Góp vốn thành lập công ty

2. Chủ sở hữu công ty phải góp vốn cho công ty đủ và đúng loại tài sản đã cam kết khi đăng ký thành lập doanh nghiệp trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, không kể thời gian vận chuyển, nhập khẩu tài sản góp vốn, thực hiện thủ tục hành chính để chuyển quyền sở hữu tài sản. Trong thời hạn này, chủ sở hữu công ty có các quyền và nghĩa vụ tương ứng với phần vốn góp đã cam kết.

Không có một mức vốn điều lệ chung phù hợp cho mọi công ty. Khi chọn vốn điều lệ, bạn nên dựa vào:

Quy mô kinh doanh dự kiến.
Khả năng góp vốn thực tế.
Mức độ rủi ro của ngành nghề.
Nhu cầu ký hợp đồng với khách hàng.
Điều kiện vốn pháp định nếu kinh doanh ngành nghề có điều kiện.
Mức độ tin cậy cần thể hiện với đối tác.

Ví dụ: Một freelancer mở công ty tư vấn marketing, chi phí vận hành thấp, chưa thuê nhiều nhân sự, có thể chọn vốn điều lệ vừa phải như 100 triệu đến 500 triệu đồng tùy khả năng thực tế. Ngược lại, nếu công ty kinh doanh thiết bị, thi công, phân phối hàng hóa hoặc ký hợp đồng giá trị lớn, vốn điều lệ nên được tính toán phù hợp hơn với quy mô giao dịch.

Không nên đăng ký vốn quá cao chỉ để “nhìn cho uy tín” nếu không có khả năng góp đủ. Vốn điều lệ là căn cứ thể hiện trách nhiệm tài sản trong phạm vi cam kết góp vốn, đồng thời có thể ảnh hưởng đến niềm tin của đối tác và trách nhiệm giải trình khi phát sinh nghĩa vụ tài chính.

8.Ngành nghề kinh doanh cần chuẩn bị như thế nào?

Ngành nghề kinh doanh là phần mô tả công ty dự kiến hoạt động trong lĩnh vực nào. Khi đăng ký doanh nghiệp, bạn không nên ghi theo cách nói đời thường quá chung chung như “bán hàng online”, “làm dịch vụ”, “làm marketing”, mà cần chọn ngành nghề phù hợp theo hệ thống ngành kinh tế Việt Nam và đối chiếu với hoạt động thực tế.

Khi chuẩn bị ngành nghề kinh doanh, bạn nên làm theo các bước:

Liệt kê toàn bộ hoạt động dự kiến làm trong 6–12 tháng đầu.
Xác định hoạt động chính tạo doanh thu.
Xác định hoạt động phụ có thể cần xuất hóa đơn.
Kiểm tra ngành nghề nào có điều kiện.
Chọn mã ngành phù hợp.
Không chọn quá thiếu, nhưng cũng không nên chọn quá nhiều ngành không liên quan.

Ví dụ: Một công ty làm dịch vụ marketing có thể cần chuẩn bị các nhóm ngành liên quan đến quảng cáo, tư vấn quản lý, thiết kế chuyên dụng, sản xuất nội dung, tổ chức sự kiện hoặc thương mại điện tử nếu có vận hành nền tảng bán hàng. Nếu chỉ đăng ký một ngành quá hẹp, sau này công ty có thể gặp khó khi ký hợp đồng hoặc xuất hóa đơn cho dịch vụ khác.

Đối với ngành nghề có điều kiện, việc được ghi ngành nghề trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không có nghĩa là công ty đã đủ điều kiện hoạt động ngay. Công ty vẫn phải đáp ứng điều kiện riêng như giấy phép con, chứng chỉ hành nghề, vốn pháp định, điều kiện nhân sự, cơ sở vật chất hoặc điều kiện chuyên ngành tùy lĩnh vực.

9.Người đại diện theo pháp luật nên là ai?

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp. Người này cũng đại diện cho doanh nghiệp khi tham gia tố tụng với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và thực hiện các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật. Theo điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, quy định:

Điều 12. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

1. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Với công ty nhỏ, đặc biệt là công ty TNHH một thành viên, người đại diện theo pháp luật nên là người trực tiếp kiểm soát hoạt động kinh doanh, hiểu nghĩa vụ pháp lý và có khả năng phối hợp với ngân hàng, cơ quan thuế, kế toán, đối tác.

Ví dụ: Anh Nam tự mở công ty thiết kế website, tự tìm khách hàng, tự ký hợp đồng và tự quản lý dòng tiền. Trường hợp này nên để anh Nam là Chủ tịch công ty kiêm Giám đốc và là người đại diện theo pháp luật.

Không nên nhờ người thân hoặc bạn bè đứng tên người đại diện theo pháp luật nếu họ không thực sự tham gia quản lý. Người đứng tên có thẩm quyền đại diện công ty nhưng cũng phải chịu trách nhiệm trong phạm vi quyền và nghĩa vụ theo quy định, Điều lệ và các giao dịch đã thực hiện.

10.Hồ sơ thành lập công ty gồm những gì?

Hồ sơ thành lập công ty sẽ khác nhau tùy loại hình doanh nghiệp. Tuy nhiên, với các loại hình phổ biến, bộ hồ sơ thường gồm:

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
Điều lệ công ty.
Giấy tờ pháp lý của cá nhân hoặc tổ chức góp vốn, chủ sở hữu, thành viên, cổ đông sáng lập.
Danh sách thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên.
Danh sách cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần.
Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ nếu người thành lập không tự nộp.
Tài liệu liên quan đến nhà đầu tư nước ngoài nếu có yếu tố nước ngoài.
Thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi nếu thuộc trường hợp phải kê khai theo quy định mới.

Điều 21 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định hồ sơ đăng ký công ty trách nhiệm hữu hạn gồm:

Điều 21. Hồ sơ đăng ký công ty trách nhiệm hữu hạn

1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

2. Điều lệ công ty.

3. Danh sách thành viên; danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có)

4. Bản sao các giấy tờ sau đây:

a) Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên là cá nhân, người đại diện theo pháp luật;

b) Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với thành viên là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền; giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức.

Đối với thành viên là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;

c) Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư.

Ví dụ: Nếu chị Lan mở công ty TNHH một thành viên do chị là chủ sở hữu, hồ sơ cơ bản thường gồm Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, Điều lệ công ty, giấy tờ pháp lý cá nhân của chị Lan và văn bản ủy quyền nếu chị nhờ đơn vị khác nộp hồ sơ.

Hồ sơ thành lập công ty gồm những gì?

11.Nộp hồ sơ thành lập công ty ở đâu?

Hồ sơ thành lập công ty được nộp đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, cơ quan đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính thực hiện nhiệm vụ đăng ký doanh nghiệp theo thẩm quyền.

Trong thực tế, người thành lập công ty có thể nộp hồ sơ theo hai hướng chính:

Nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính theo quy định.
Nộp qua mạng thông tin điện tử trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp có chuyên mục hướng dẫn đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử, bao gồm hướng dẫn xác thực điện tử đối với người nộp hồ sơ và người được ủy quyền nộp hồ sơ.

Ví dụ: Nếu công ty đặt trụ sở tại TP.HCM, hồ sơ được xử lý theo thẩm quyền của Phòng đăng ký kinh doanh - Sở Tài chính TP.HCM. Nếu nộp online, người nộp hồ sơ thực hiện trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và theo dõi phản hồi sửa đổi, bổ sung nếu có.

12.Sau khi thành lập công ty cần làm gì?

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty chưa nên vội hoạt động mà cần hoàn tất một số việc nền tảng để vận hành đúng và tránh rủi ro.

Các việc nên thực hiện gồm:

Kiểm tra lại toàn bộ thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Lưu trữ Điều lệ, hồ sơ nội bộ, quyết định bổ nhiệm, sổ đăng ký thành viên hoặc cổ đông nếu có.
Khắc dấu hoặc tạo dấu theo nhu cầu sử dụng của công ty.
Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp.
Đăng ký chữ ký số.
Thiết lập tài khoản thuế điện tử.
Đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử khi phát sinh nhu cầu xuất hóa đơn.
Treo bảng hiệu tại trụ sở.
Tổ chức kế toán, chứng từ, hợp đồng, hóa đơn, quy trình thanh toán.
Góp đủ vốn điều lệ đúng thời hạn cam kết.
Kiểm tra điều kiện kinh doanh nếu hoạt động trong ngành nghề có điều kiện.

Về lệ phí môn bài, căn cứ khoản 7 Điều 10 Nghị quyết số 198/2025/QH15, từ ngày 01/01/2026 chấm dứt việc thu, nộp lệ phí môn bài. Đồng thời, khoản 4 Điều 6 Nghị định số 362/2025/NĐ-CP đã bãi bỏ Nghị định 139/2016/NĐ-CP và Nghị định 22/2020/NĐ-CP về lệ phí môn bài. Vì vậy, từ năm 2026 trở đi, người nộp thuế không phải nộp lệ phí môn bài và không phải nộp hồ sơ khai lệ phí môn bài đối với năm 2026 và các năm tiếp theo.

Về hóa đơn điện tử, từ ngày 01/07/2026, doanh nghiệp cần áp dụng theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.

Theo Điều 43 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Nghị định này có hiệu lực từ ngày 01/07/2026. Kể từ thời điểm đó, Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ và Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP hết hiệu lực thi hành. Vì vậy, khi công ty phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và cần lập hóa đơn cho khách hàng, doanh nghiệp cần đăng ký, lập, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP và văn bản hướng dẫn liên quan của Bộ Tài chính.

Ví dụ: Công ty của anh Nam vừa được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Trong tháng đầu tiên, anh nên mở tài khoản ngân hàng, đăng ký chữ ký số, làm việc với kế toán, chuẩn bị hợp đồng mẫu, đăng ký hóa đơn điện tử nếu sắp xuất hóa đơn cho khách hàng và kiểm tra lại việc góp vốn điều lệ.

13.Những lỗi thường gặp khi chuẩn bị thành lập công ty

13.1 Chọn sai loại hình công ty

Nhiều người mở công ty một mình nhưng lại nhờ thêm người thân góp vốn cho đủ hai thành viên, trong khi thực tế người đó không tham gia kinh doanh. Điều này có thể tạo rủi ro về quyền sở hữu, quyền biểu quyết và tranh chấp nội bộ sau này.

13.2 Đặt tên công ty quá vội

Tên công ty bị trùng, gây nhầm lẫn hoặc quá dài có thể khiến hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi. Ngoài ra, tên pháp lý quá khó đọc cũng gây bất tiện khi giao dịch, xuất hóa đơn và làm thương hiệu.

13.3 Dùng địa chỉ trụ sở không phù hợp

Một số người dùng địa chỉ không có thật, địa chỉ không nhận được thư, căn hộ chung cư chỉ để ở hoặc địa chỉ thuê không rõ quyền sử dụng. Đây là lỗi dễ phát sinh rủi ro sau khi thành lập.

13.4 Đăng ký vốn điều lệ quá cao

Đăng ký vốn quá cao nhưng không có khả năng góp đủ có thể tạo áp lực trách nhiệm và ảnh hưởng đến tính trung thực của hồ sơ nội bộ. Vốn điều lệ nên phù hợp với khả năng thực tế và quy mô kinh doanh.

13.5 Chọn thiếu ngành nghề kinh doanh

Chọn thiếu ngành nghề có thể khiến công ty gặp khó khi ký hợp đồng hoặc xuất hóa đơn cho hoạt động thực tế. Ví dụ công ty làm marketing nhưng chỉ đăng ký ngành bán lẻ hàng hóa sẽ không phù hợp với hợp đồng dịch vụ quảng cáo.

13.6 Nhờ người khác đứng tên người đại diện theo pháp luật

Người đại diện theo pháp luật có quyền đại diện công ty trong giao dịch. Nếu người đứng tên không hiểu hoạt động kinh doanh, công ty có thể bị động khi cần ký hợp đồng, làm việc với ngân hàng, cơ quan thuế hoặc xử lý tranh chấp.

13.7 Không chuẩn bị việc sau thành lập

Nhiều người nghĩ có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là xong. Thực tế, công ty còn cần chuẩn bị chữ ký số, tài khoản ngân hàng, hóa đơn điện tử, kế toán, chứng từ, hợp đồng, bảng hiệu và các điều kiện kinh doanh nếu có.

14.Checklist tự kiểm tra trước khi thành lập công ty

Trước khi nộp hồ sơ, bạn có thể tự kiểm tra theo bảng sau:

Nội dung cần kiểm tra	Câu hỏi cần trả lời
Loại hình công ty	Mở một mình, nhiều người góp vốn hay có kế hoạch gọi vốn?
Tên công ty	Tên có đúng cấu trúc, dễ đọc, không trùng hoặc gây nhầm lẫn không?
Trụ sở chính	Địa chỉ có thật, rõ ràng, có thể nhận thông báo và phù hợp mục đích sử dụng không?
Vốn điều lệ	Số vốn có phù hợp khả năng góp vốn và quy mô kinh doanh không?
Ngành nghề kinh doanh	Đã chọn đủ ngành chính, ngành phụ và kiểm tra ngành có điều kiện chưa?
Người đại diện theo pháp luật	Người này có trực tiếp quản lý và đủ khả năng chịu trách nhiệm không?
Giấy tờ cá nhân	Căn cước công dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ pháp lý có còn hiệu lực không?
Hồ sơ nội bộ	Điều lệ, quyết định, danh sách thành viên hoặc cổ đông đã đúng chưa?
Nộp hồ sơ	Đã xác định nộp online hay nộp trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh - Sở Tài chính chưa?
Sau thành lập	Đã chuẩn bị chữ ký số, ngân hàng, hóa đơn điện tử, kế toán và bảng hiệu chưa?

Nếu bạn chưa trả lời rõ được các câu hỏi trên, nên rà soát lại trước khi nộp hồ sơ. Việc chuẩn bị kỹ ngay từ đầu thường giúp tiết kiệm thời gian sửa hồ sơ và giảm rủi ro trong vận hành sau này.

15.StartX hỗ trợ gì khi chuẩn bị thành lập công ty?

StartX hỗ trợ người dùng chuẩn bị thông tin và tạo hồ sơ thành lập công ty theo quy trình trực tuyến. Thay vì phải tải nhiều biểu mẫu, tự điền thủ công hoặc trao đổi qua lại nhiều lần, người dùng có thể nhập thông tin từng bước trên nền tảng, sau đó hệ thống sẽ hỗ trợ chuẩn hóa dữ liệu và tạo bộ hồ sơ theo thông tin đã cung cấp.

Cụ thể, StartX hỗ trợ người dùng trong các bước quan trọng như:

Gợi ý các thông tin cần chuẩn bị trước khi thành lập công ty;
Hướng dẫn người dùng nhập tên công ty, địa chỉ trụ sở, vốn điều lệ, ngành nghề kinh doanh, người đại diện theo pháp luật;
AI hỗ trợ kiểm tra và chuẩn hóa cách diễn đạt thông tin để hạn chế lỗi nhập thiếu, nhập sai hoặc nhập không nhất quán;
Hệ thống tự động tạo bộ hồ sơ thành lập công ty dựa trên dữ liệu người dùng đã nhập;
Người dùng có thể quản lý hồ sơ, theo dõi tiến độ và tạo thêm hồ sơ mới nếu muốn mở công ty khác;
Tùy theo gói dịch vụ, chuyên gia có thể rà soát lại hồ sơ trước khi nộp để hạn chế sai sót.

Ví dụ: Anh Nam muốn mở công ty TNHH một thành viên để kinh doanh dịch vụ thiết kế website. Trên nền tảng StartX, anh Nam chỉ cần lần lượt nhập thông tin về tên công ty, địa chỉ trụ sở, vốn điều lệ, ngành nghề dự kiến, thông tin chủ sở hữu và người đại diện theo pháp luật. Sau khi hoàn tất, hệ thống sẽ chuẩn hóa thông tin và tạo bộ hồ sơ tương ứng để anh Nam kiểm tra, ký và thực hiện bước nộp hồ sơ theo hướng dẫn.

Điểm khác biệt của StartX là người dùng vẫn chủ động kiểm soát thông tin của mình. Nền tảng không làm thay toàn bộ quyết định của người mở công ty, mà giúp quá trình chuẩn bị hồ sơ trở nên rõ ràng, có cấu trúc và dễ thực hiện hơn. Người dùng vẫn cần cung cấp thông tin trung thực, chính xác và chịu trách nhiệm đối với nội dung đã kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Tóm lại, StartX phù hợp với người lần đầu thành lập công ty, freelancer, chủ shop online, người kinh doanh dịch vụ hoặc startup nhỏ muốn tự chuẩn bị hồ sơ trên nền tảng số, nhưng vẫn cần một quy trình rõ ràng để giảm sai sót và tiết kiệm thời gian.

16.Câu hỏi thường gặp

Có nên thành lập công ty khi chưa có doanh thu không?

Nếu bạn mới thử ý tưởng, chưa có khách hàng và chưa phát sinh nhu cầu ký hợp đồng hoặc xuất hóa đơn, có thể chưa cần thành lập công ty ngay. Tuy nhiên, nếu bạn đã có kế hoạch kinh doanh rõ ràng, cần xây dựng thương hiệu, mở tài khoản công ty, ký hợp đồng với khách hàng doanh nghiệp hoặc chuẩn bị bán hàng dài hạn, việc thành lập công ty sớm sẽ giúp hoạt động kinh doanh chuyên nghiệp hơn.

Thành lập công ty xong nhưng chưa kinh doanh ngay có được không?

Có thể. Sau khi thành lập, công ty không bắt buộc phải có doanh thu ngay. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần quản lý hồ sơ, kế toán, thuế, hóa đơn, chữ ký số và các nghĩa vụ hành chính liên quan. Vì vậy, nếu chưa kinh doanh ngay, bạn vẫn nên có người phụ trách theo dõi tình trạng pháp lý và nghĩa vụ định kỳ của công ty.

Có cần thuê kế toán ngay sau khi thành lập công ty không?

Nên có kế toán hoặc đơn vị hỗ trợ kế toán ngay từ đầu, kể cả khi công ty chưa có nhiều doanh thu. Lý do là sau khi thành lập, công ty cần quản lý chứng từ, hóa đơn, tài khoản ngân hàng, chữ ký số, khai báo thuế và lưu trữ hồ sơ. Nếu để dồn quá lâu, doanh nghiệp dễ thiếu chứng từ hoặc xử lý sai ngay từ giai đoạn đầu.

Tự thành lập công ty online có khó không?

Không quá khó nếu bạn đã hiểu rõ các thông tin cần chuẩn bị. Khó nhất thường không phải là thao tác nộp hồ sơ, mà là xác định đúng loại hình công ty, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ, địa chỉ trụ sở và người đại diện theo pháp luật. Nếu các thông tin này chưa rõ, bạn nên chuẩn hóa trước khi tạo hồ sơ.

Nếu điền sai thông tin trong hồ sơ thì xử lý thế nào?

Nếu hồ sơ chưa được chấp thuận, cơ quan đăng ký kinh doanh thường sẽ yêu cầu sửa đổi, bổ sung. Nếu công ty đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nhưng phát hiện thông tin chưa đúng hoặc cần thay đổi, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục điều chỉnh, cập nhật hoặc đăng ký thay đổi theo từng trường hợp cụ thể.

Có thể chuẩn bị nhiều phương án tên công ty trước khi nộp hồ sơ không?

Nên chuẩn bị từ 2 đến 3 phương án tên công ty. Việc này giúp bạn chủ động hơn nếu tên dự kiến bị trùng, gây nhầm lẫn hoặc không phù hợp quy định. Tên công ty nên ngắn gọn, dễ đọc, dễ ghi trên hợp đồng, hóa đơn và phù hợp với định hướng thương hiệu lâu dài.

Có nên mở công ty chỉ để xuất hóa đơn cho khách hàng không?

Không nên thành lập công ty chỉ vì một lần khách hàng yêu cầu hóa đơn. Bạn nên xem xét công ty có phục vụ kế hoạch kinh doanh dài hạn hay không, có tiếp tục phát sinh hợp đồng, doanh thu, chi phí, nhân sự, thương hiệu hoặc nhu cầu mở rộng hay không. Nếu hoạt động kinh doanh ổn định và thường xuyên cần hóa đơn, thành lập công ty sẽ hợp lý hơn.

Một người có thể tự quản lý toàn bộ công ty sau khi thành lập không?

Có thể, đặc biệt với mô hình công ty nhỏ, freelancer, dịch vụ chuyên môn hoặc bán hàng online. Tuy nhiên, một người vẫn cần nắm các đầu việc cơ bản như hợp đồng, hóa đơn, chứng từ, tài khoản ngân hàng, chữ ký số, thuế và lưu trữ hồ sơ. Nếu không có chuyên môn kế toán hoặc pháp lý, nên có công cụ hỗ trợ hoặc đơn vị chuyên môn đồng hành.

Dùng nền tảng StartX thì có cần hiểu pháp lý không?

Người dùng không cần hiểu sâu pháp lý như một chuyên gia, nhưng vẫn cần hiểu ý nghĩa cơ bản của các thông tin mình kê khai. StartX hỗ trợ người dùng nhập thông tin theo từng bước, AI chuẩn hóa dữ liệu và hệ thống tạo hồ sơ dựa trên thông tin đã cung cấp. Tuy nhiên, người thành lập doanh nghiệp vẫn cần cung cấp thông tin trung thực, chính xác và tự kiểm tra trước khi sử dụng hồ sơ.

Kết luận

Thành lập công ty không khó nếu bạn chuẩn bị đúng ngay từ đầu. Những thông tin quan trọng nhất cần chuẩn bị gồm loại hình công ty, tên công ty, trụ sở, vốn điều lệ, ngành nghề kinh doanh, người đại diện theo pháp luật và hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Với người mới bắt đầu, đặc biệt là người mở công ty một mình, freelancer, chủ shop online hoặc người kinh doanh dịch vụ, điều quan trọng không phải là làm hồ sơ thật nhanh, mà là hiểu đúng ý nghĩa của từng thông tin trước khi nộp. Một bộ hồ sơ đúng ngay từ đầu sẽ giúp công ty vận hành thuận lợi hơn khi ký hợp đồng, xuất hóa đơn, mở tài khoản ngân hàng, làm việc với cơ quan thuế và xây dựng thương hiệu.

Nếu bạn chưa chắc nên chọn loại hình nào, đặt tên công ty ra sao, chọn vốn điều lệ bao nhiêu, ngành nghề nào phù hợp hoặc ai nên làm người đại diện theo pháp luật, StartX có thể hỗ trợ bạn chuẩn hóa thông tin và soạn hồ sơ thành lập công ty theo quy trình trực tuyến, rõ ràng và dễ thực hiện. Hãy liên hệ StartX ngay để biết thêm thông tin chi tiết nhé.

Tóm tắt